Tüm dünyada ortak olan işleyiş mekanizması olarak, ülke temsilciliklerine bağlı üniversiteler öncelikle, yurt dışından gelecek öğrencilere o ülkede belirli bir ücret karşılığında staj yapabilme imkânı sağlamak üzere kendi şehirlerindeki özel ve kamu kurumlarını araştırmaktadırlar. Söz konusu ücreti, yabancı öğrencinin staj yaptığı bu özel veya kamu kuruluşları ödemektedir. Bunu kabul eden bu kurumların doldurdukları ilgili formları üniversite temsilciliği ülke temsilciliğine göndermektedir. Ülke temsilciliği, her yıl yurt dışında yapılan IAESTE Genel Kurulu’na katılarak, dünyadaki diğer ülke temsilcilikleriyle bu formları eşit sayıda olmak üzere değiştirmektedir. Bununla birlikte, bu değişim sırasında, istenilen her ülkeyle istenilen sayıda form değiştirilememekte, doğal olarak talebin çoğu gelişmiş Avrupa ve Amerika ülkelerine olmakta, ülkeler de her staj önerisini kabul etmemektedirler.
Başvurular IAESTE üyesi üniversitelerin temsilcileri aracılığıyla yapılmaktadır. Standart başvuru prosedürü aşağıdaki şekilde işlemektedir:
- Öğrenci, yurt dışı staj talebini üniversitesinin temsilcisine iletir ve önceden duyurulan ve Ekim/Kasım ayında yapılan yabancı dil sınavına girer.
- Gerekli şartları sağlayan öğrenciler üniversiteye Mart ayında verilen kontenjanlara ait formlara göre başvuru belgelerini üniversite temsilcisi ile birlikte hazırlar ve temsilcisine teslim eder.
- Bu belgeler IAESTE Türkiye aracılığıyla işverene iletilmek üzere ilgili ülkelere gönderilir.
- Başvurulan kurum, belgeleri inceleyip uygun gördükten sonra kabul belgeleri IAESTE Türkiye aracılığıyla Nisan ayında üniversite temsilciliğine iletilir.
- Öğrenci kabul belgeleri ile birlikte vize ve bilet işlemlerini hallederek belirttiği tarihlerde ülkeye giderek stajına başlar.
